La oficina sin papel ¿una realidad o un mito?

Desde hace más de una década estamos oyendo hablar de la “oficina sin papel”.

Lamentablemente para nuestro entorno ecológico, no ha pasado de ser una simple frase ya que en todos estos años ni siquiera se ha conseguido disminuir el consumo de papel, sino todo lo contrario. Es innegable que el aumento de la información distribuida es impresionante. La razón primordial ha sido la utilización, cada vez creciente, del llamado ‘documento electrónico’ que, asociado al uso de Internet, y nos ha brindado la posibilidad de disponer de muchos y mejores documentos de forma inmediata.

Día a día se mueven a nuestro alrededor centenares de documentos electrónicos, y también impresos, que transportan la información que nuestros proveedores, las empresas de servicios, la banca, etc., ponen a nuestra disposición con gran calidad y agilidad. Sin duda, de el porqué está claro: los documentos son la “interconexión” dinámica de los negocios. A todo este proceso hay que agregar los avances tecnológicos en el área de sistemas de impresión, que permiten la preparación de documentos de gran calidad, a una gran velocidad y con un costo cada vez menor.El resultado es que la información fluye a nuestro alrededor y somos, habitualmente, actores pasivos de un mundo frenético, donde cada uno trata de hacernos llegar y nosotros de igual manera “su” información de la manera más eficiente posible y tratando de causarnos una impresión (valga la redundancia) positiva.

Como muchas otras áreas de la tecnología, no significa que hayamos llegado al final de una era, sino que en los años venideros la Oficina del Futuro vendrá marcada por una evolución aún mayor de los procesos asociados a la distribución de información y, como parte de ello, a un volumen incluso superior de documentos electrónicos. Nuestro entorno profesional no es en absoluto ajeno a este proceso. Es para todos conocido que el mercado nos ofrece gran variedad de productos de equipos asociados a la producción, distribución, presentación y gestión de documentos. El aprovechamiento eficiente de todo ese hardware, asociado a un buen software, nos es de gran ayuda para mejorar la gestión de los procesos internos de nuestras empresas y al mismo tiempo mejorar la comunicación con nuestros clientes.

En esta oficina automatizada se disminuirá significativamente el uso de papel pre-impreso al utilizar documentos electrónicos que se imprimen bajo demanda y evitar con ello la necesidad de almacenamiento, distribución y riesgos de obsolescencia. Adicionalmente, las empresas han descubierto desde hace tiempo, las ventajas de la inmediatez de la distribución de documentos y han incorporado procesos que permiten la generación on-line (en línea) para la visualización vía Internet y la impresión remota con alta calidad, y sin producir una sobrecarga en las líneas de comunicaciones.Como todo camino, este no está exento de riesgos. Uno de los errores más comunes es la adquisición de equipos incompatibles o que presenten dificultades de integración con el equipo en la oficina ya existente o con incompatibilidad con algún sistema.

La gestión de compras por personal no experto o sin la correcta asesoría lleva a dolorosos errores que, habitualmente, deben ser asumidos por la organización, a razón de grandes costos ocultos, a veces pagados para obtener una pequeña retribución en el costo original. El software y la posible consultoría que se contrate no son menos importantes, ya que un proyecto correctamente diseñado e integrado producirá, sin lugar a dudas, grandes satisfacciones a los usuarios y al equipo humano encargado de su soporte y mantenimiento.

¿Ustedes ya van en camino de su oficina del Futuro o trabajan como nuestros abuelos con toneladas de papel y lápiz?

Recuerden que optimizar nuestros documentos transformará nuestra oficina en una “oficina del futuro” que nos volverá más eficientes y mejorará la ecología del planeta.

Tomado de: Corporativo Lacer

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